L’articolo 35 del Decreto Legislativo n. 81 del 9 aprile 2008 disciplina lo svolgimento della riunione periodica annuale finalizzata alla verifica complessiva delle condizioni di sicurezza e all’aggiornamento delle misure di prevenzione.
La riunione periodica è un elemento centrale del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro ed è prevista e obbligatoria per le aziende con più di 15 lavoratori almeno una volta all’anno.
La riunione è finalizzata alla verifica complessiva delle condizioni di sicurezza e all’aggiornamento delle misure di prevenzione.
La riunione è documentata mediante il verbale il quale rappresenta la prova tangibile dell’incontro e assume un valore rilevante sia in sede ispettiva sia nell’ambito dei sistemi di gestione certificati.
Verbale della riunione periodica sulla sicurezza: struttura operativa e contenuti essenziali.
Il verbale della riunione periodica sulla sicurezza, deve essere redatto seguendo una struttura chiara e completa, in grado di rappresentare in modo fedele lo svolgimento della riunione e le decisioni assunte.
Il documento deve riportare l’intestazione con data, ora, azienda e sedi coinvolte, oltre all’elenco dei partecipanti previsti dalla normativa, tra cui Datore di Lavoro (DL), Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), Medico Competente (MC) e Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
Un elemento fondamentale che deve essere riportato nel verbale è l’ordine del giorno, il quale deve includere l’analisi del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali, la verifica dei dispositivi di protezione individuale e la pianificazione della formazione. Devono inoltre essere riportate eventuali variazioni delle condizioni di rischio, con riferimento a modifiche organizzative, introduzione di nuove attrezzature o utilizzo di nuove sostanze.
Particolare attenzione deve essere dedicata alla verifica dell’efficacia della formazione, in linea con quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, che richiede un’analisi concreta dei risultati ottenuti e delle eventuali criticità.
Gestione aziendale del verbale: responsabilità e valore strategico.
Il verbale della riunione periodica deve essere considerato non come un semplice adempimento formale e burocratico, ma come uno strumento operativo di controllo e miglioramento continuo.
La sua corretta redazione consente di monitorare l’efficacia delle misure adottate, individuare eventuali criticità e pianificare interventi mirati.
Il documento assume un ruolo centrale anche nella gestione delle responsabilità, in quanto registra le comunicazioni del RSPP, le valutazioni del Medico Competente e le osservazioni del RLS.
Inoltre, la presenza delle firme dei partecipanti garantisce la validità del verbale e ne rafforza il valore probatorio.
